幹事必見!素敵な歓送迎会の会場予約と司会進行での盛り上げ方は?

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3月のお彼岸を過ぎると、人事異動の季節です。新しいスタートを切る人も多いでしょう。それに伴い、職場で送別会と歓迎会が企画されるシーズンです。送り出す人に感謝を伝え、新しいメンバーに打ち解けてもらう機会です。ぜひ良いパーティーにしたいものです。しかし、幹事になると何かとプレッシャーがかかります。今回は、大学の体育会部活時代から社会人の現在に至るまで、数多くの幹事経験を持つ私が、良い歓送迎会をつくるコツをまとめます。


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料理

これは予算によりますよね。理想的にはフランス料理のコースです。送別会は、しっとり感が大切ですから、バイキング形式などは避けたいところです。逆に歓迎会では、動きがある方が盛り上がるのでバイキングもありです。フランス料理のコースが予算的に難しい場合は、お造り、揚げもの、といった和食の盛り合わせをテーブルごとにつつくというのも良いですね。歓迎会は鍋料理も良いでしょう。私は個人的に鍋が好きではありませんが。自分の箸で鍋のモノをとるとか、素手で具を入れる人とかいるので「ゲッ」と思ってしまいます。


安く済ませたい時

最低予算で済ませようと思ったら、20人程度ならインド料理店の貸し切りもいいですよ。私の住んでいる市では、最近インド料理店の出店ラッシュで、10軒程度が営業しています。私が良く使う店はパーティーの場合、飲み放題食べ放題で3500円! 20人以上で貸し切り、1名分は無料です。料理も万人受けしますし、スタッフのインド人さんがいい雰囲気を出してくれます。かしこまらない人間関係の送別や歓迎ならオススメです。


会場セット

セットのパターンとしては、立食、テーブル、座敷、掘りごたつ、の4つが代表的です。送別会はスーツが一般的なので、やはりテーブルが理想です。座敷だと、タイトなスカートの人はツライですし、良いスーツを着ていたらズボンがしわくちゃになります。まだまだ寒いシーズンでもありますので、コートやマフラーを預けられるクロークがあればさらに良いですね。歓迎会の場合は、掘りごたつの方がテーブルよりも打ちとけやすいのでGOODです。クロークなしでもオーケーでしょう。


座席

受付でくじを引く形がオススメです。気をつかう人間関係がある場合は、ちょっと細工して隣にならないようにすれば良いです。一人で幹事をすると、そのあたりまで気が回りませんから、受付を手伝ってくれる気のきいた同僚を確保しましょう。上司はくじ無しで、上座に固めておく方がベターです。どちらが上座かは、開始よりも1時間くらい早く会場へ行って、店長クラスの人に確認しましょう。幹事の席はくじに入れず、出入り口近くで全体が見渡せるところにしましょう。


司会

幹事が司会するのが普通だと思いますが、活絶が良くて華のある人に頼むのも一手です。幹事はクリエイターであり、プロデューサーです。才能をデビューさせる「つんく」や「後藤次利」的な立場もあって良いでしょう。歓迎会はカミカミでも許されますから、歓迎会でデビュー、送別会でブレーク、職場のスターを一人誕生させるというストーリーもいいですね。


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進行表

1、開会宣言

2、一番偉い人からのあいさつ

3、(あれば)ご厚志の披露(寸志をいただいています、と言わないように!)

4、3番目に偉い人が、乾杯の音頭とり

5、しばらく飲食

6、転勤・退職の人からスピーチ(歓迎会ならば、自己紹介タイム)

人数が多ければ、前半と後半に分けて飲食の時間を入れる

7、親睦会から餞別またはプレゼント贈呈(歓迎会ならば、ちょっとしたゲーム)

8、2番目に偉い人から閉会のあいさつ

無難な線としてはこういう感じでしょう。偉い人には前もって、あいさつや乾杯の音頭をおねがいしますと言っておかないと「急に言われてもなー」などと言われるので注意が必要です。


ちょっとした工夫

送別会でお別れのスピーチをしてもらった後に、その人との思い出を語ってくれる人を用意しておくのも良いです。その人が泣き虫だとさらに良いですね。歓迎会の場合は、司会者がコスプレするとウケます。ゲームはビンゴなどが定番ですね。簡単にジャンケンというのもありです。上司のプライベートをクイズにするというのも、盛り上がるときがあります。娘さんの名前は、次の3つのうちどれでしょう。とか、奥さんを何と呼んでいるでしょう。といったものですね。ノリの良い上司じゃないと無理ですけど。


二次会

二次会のお世話までが幹事の仕事になっていることも多いと思います。しかし、これはやめるべきです。行きたい人が行きたい人といきたい場所へ行く。勇気を出して、そういう流れを作った方が、絶対に良いです。二次会は、上司に気をつかわず、気の合う同僚と楽しむべきです。幹事が二次会まで仕切ると、そこにも上下関係が入ってしまいます。


まとめ

パーティーの幹事は結構な大役で、会場の予約、司会進行準備、会計など同時進行ですすめないといけません。出世に関係するわけでもありませんし、給料が上がるわけでもありません。しかし、職場の生産性を上げるのには役立つはずです。自己満足の業務ですが、素敵なボランティアです。すすんでやりましょう。そして、同僚をクリエイターに巻き込みましょう。


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  • 2017 03.26
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